ヤマトシステム開発（株）は、申込書等の重要書類の個別追跡管理サービスを開発した。サ－ビスは、あらかじめ設定した場所やタイミングで書類のバーコードをスキャンし、情報を蓄積していくことで、書類１枚ごとの所在や取扱いの流れを把握することができる。
情報漏えい事件、個人情報保護法の制定などの影響で、個人情報や社外秘情報などの安全・確実な取扱いは、企業経営にとって不可欠となっているため、ヤマトシステム開発では、宅急便の個別追跡管理のノウハウを応用し、重要書類の所在や取扱い履歴を１枚単位で把握できるサービスを開発した。
これにより、重要書類が「今どこにあるのか」という社内外からの問合せに対して速やかな回答ができるようになり、予定通りの処理が行われなかった場合に警報リストを発行してトラブルを未然に防ぐことができるようになる。
サービス内容は、重要書類を１枚ごとにバーコード管理し、情報をサーバに集積することにより、情報の一元管理・共有化を実現するサービス。
併せて情報に担当者情報を付加することで、ポイントごとに誰が処理を行ったのかを特定することが可能となる。また、集積されたデータを有効活用し、お客様のニーズに合わせた統計資料を作成（カスタマイズ対応）することもでき、預かるデータは、災害・停電対策を施し、24時間365日監視体制のデータセンター(Pマーク・ISMS取得)で管理する。
サービス導入のメリット
①ロット管理から１枚ごとの個別管理を実現
「書類１００枚が入った箱を３個入庫」といったロット管理では実現できなかった、「○○様の申込書は今どこにある？」といった、特定書類の迅速な所在検索や、過去の履歴を追跡することによる紛失調査などが可能。
②工程作業の遅れや書類の紛失を、問合せやクレームが入る前に把握
設定した日時に処理が行われなかった場合に、滞留状況をリストで確認でき、万一想定外のトラブルが発生した場合でも、原因部署・人員を特定できるため、今後の改善策を検討する際の有力な情報となる。
「重要情報追跡ＡＳＰサービス」は、金融機関や会員申込書を取扱う企業などタ－ゲットとして、個人情報の厳重管理を目指す企業に対して拡販していく。
問い合わせ
ヤマトシステム開発（株）
経営戦略室経営企画グループ
担当：佐々木・向浜
TEL03-5633-5400
http://www.nekonet.co.jp
重要情報追跡ＡＳＰサービス 概要図
