松本引越センター／データベースでファイルメーカープロを活用

松本引越センター（株）は、受注データをデーターベースソフト「ファイルメーカープロ」で構築し、効果を挙げている。
同社は、大阪・東京を中心に全国に支店を持つ引越業者だが、以前は、顧客からの引越サービスの依頼を電話で受けると、その情報をまず紙に記入し、それを再度パソコンに入力し、各営業所ごとに完結するので、データを入力するソフトウェアは統一せずに営業所ごとに手慣れたものを使っていた。
ただ、長距離の引越だけは複数の営業所で対応するので、長距離専用のシステムをSQLで作成し、本部で管理していた。
引越現場では、頻繁に取り決め事項が変わり、料金も固定ではないため、それに応じてシステムの変更が必要になる。
しかし、システム変更を営業所別に行なうのは、時間と手間がかかりすぎ、さまざまな集計レポートも、営業所ごとに異なるレイアウトとするよりも統一した方が見やすいと考え、全社で統一した「引越物流」システムの作成を検討していた。
このため、カスタマイズが手軽であることと、オペレーターが操作しやすいことを考慮して、法人営業部で使用していたファイルメーカーProで一本化を決め、主要営業所で実施することにし、約２0日間でこのシステムを作成、その１ヶ月後には稼働を始めた。
導入後の主な変化
現在の「引越物流」システムは、「受付」「見積もり」「配車」「クレーム」「取引先情報」を中心に、約10ファイルで構成されている。
システム作成時に工夫したのは、料金。運行時期・運行経路によって変わり、統一されたものにはなりえない。
また、海路や空路を使用すると、荷物量のちょっとした変更でもコンテナ料金が変わってしまう。例えば、ダンボール１個詰めなくても、コンテナ１台追加になることもあり、輸送してみなければ原価が算出できない。
そこで、見積り段階の料金と、実際の料金の２種類に分けて処理している。これにより、利益があったかどうかが一見してわかる。また、複数の営業所にまたがって引越サービスを行った場合の料金の割合も、状況に応じて変えられるようにしてある。
顧客の情報から、受付、配車、輸送、人員、入出金までの情報を一元化できるようになり、さらに細かなサービスに対応できるようになった。受付情報と売上金額が、営業所別、日別、個人別に瞬時に出せるようになったのも、仕事の効率化に役立っている。
このファイルメーカーProによる「引越物流」システムは、頻繁に変更される内容やニーズに応じて簡単にカスタマイズでき、大変重宝している。より充実した顧客サービスを提供できるように、全国にある支店・フランチャイズの情報の一元化を準備中だ。