日本通運は9月17日、特定信書便業務において、認可を受けずに業務を委託するという法令違反が発生したと発表した。
日通が行っている特定信書便業務で、この業務を委託する場合、業務を委託する旨の認可を受ける必要があるところ、全社で30の事業者に対し、認可を受けずに特定信書便業務を委託していたことが判明した。
今年6月の社内監査実施の際、その事実を発見し、その後速やかに社内調査を行い、総務省に報告するとともに、直ちに、認可を受けていない事業者への委託を取りやめた。
7月17日、総務省から全社的な調査と再発防止を求める文書の交付を受け、8月9日、総務省に報告した。
原因は、特定信書便業務に関する点について、教育内容が不十分であり、かつ法令違反の有無をチェックする機能が十分でなかった。
主な点は、信書と信書便の「定義」と特定信書便業務を委託する際、総務大臣の認可を受ける必要があること。
再発防止対策として、教育・ルール・管理体制を見直すことにより、法令違反の再発防止を図る体制を整備した。
信書便教育として、全従業員を対象に信書および信書便に関する基礎知識の教育、信書便に関する遵守事項（関係法規、信書便管理規程、信書便約款）の周知、信書便に関する事故及び法令違反の事例と未然防止対策の説明を実施する。
信書に該当するか否かの判定に関する社内ルールと業務手順の改定として、信書に該当するかどうかを判定するための全社共通手順の制定、信書便の取扱いに関する社内申請・承認制度の導入、特定信書便の業務委託に関するルールの見直しを行う。
特定信書便業務の管理体制見直しでは、全ての特定支店と信書便を取扱う営業所に「信書便管理者」を配置し、信書便管理者の配置状況等、業務遂行状況の管理の強化、信書便業務に関する点検を実施する。
