大日本印刷（株）（以下：DNP）とオムロン（株）は共同で、ICタグを使って企業内にある顧客リスト、契約文書、経理書類など紙で保管されている重要文書の貸出し・返却、不正持ち出し、保管書類の管理などが安全に行える「重要文書管理システム」を開発し、9月15日から予約販売を開始し、年内に出荷を予定している。
「重要文書管理システム」は、管理する重要文書にICタグを装着し、重要文書の貸し出し先、返却予定、保管されている場所などの管理を簡便に行うことが出来るシステム。
また、重要文書が保管してある部屋の出入り口にゲートシステムと監視カメラを設置し、不正持ち出しの防止機能など、高い安全性を持つ。
「重要文書管理システム」の基本構成と流れ
基本システム構成
管理文書のマスター登録、貸出し社員（職員）登録、文書用・社員（職員）用ICタグ内臓ラベルの発行、貸出し返却管理など全体を管理する管理者用端末、棚卸用ハンディ型リーダー、重要文書の貸出し・返却を受け付ける貸出し用端末、入退出管理や貸出し処理が行われていない文書持ち出しなどの不正持ち出しを防止するゲートシステム、ゲート通過者の画像を自動的に保存する監視カメラで構成している。
さらにセキュリティ性を高めるオプションとして、顔画像認識システムを付帯することも出来る。
システムの流れ
管理者用端末で、保管文書の保管棚番号、書類番号、書類名、貸出し期間など、書類マスターの登録及び、登録した保管文書用のICタグ内蔵ラベルの発行を行う。重要文書1点1点に、発行したICタグ内蔵ラベルを装着する。
重要書類の貸出しを希望する社員（職員）は、管理者へ社員（職員）登録を依頼し、社員（職員）証用ICタグ内蔵ラベルを発行する。
貸出し用端末のパネル型ICタグリーダーに、持ち出しする重要文書と、社員（職員）証用ラベルを置き、貸出し処理を行う。
貸出し・返却のデータを基に、入り口のゲートシステムと監視カメラが連動して入退出者をチェックし、監視カメラで退出者の画像を記録する他、貸出し処理が行われていない重要文書の持ち出し時には、警報ブザー、防犯ランプ点灯により、不正持ち出しを防止する。
ゲートを通過したICタグの情報と監視カメラの画像は、自動的に関連付けされて保存される。
システムの特長
重要文書管理にICタグを利用することで、いつ、誰が、何を持ち出したかの情報がシステムに正確に登録されるようになる為、今何処にあるかなどの所在管理がリアルタイムで実現することが可能。
ICタグのデータ、入退出管理を行うゲートシステム、監視カメラを連動させて、不正な重要文書の持ち出しを防止するセキュリティ性の高い文書管理システム。
管理する文書ごとに、貸出しの不可、貸出し期間、保管期間、保管場所の設定が行え、重要文書の貸出し・返却管理、棚卸などの業務が確実に、効率的に行える。
紙文書の他、各種重要文書のバックアップデータを収納したCD-ROM,CMTなどのメディアの管理も行える。
365日対応の保守・メンテナンス体制で、安全・安心に運用を行うことが出来る。
両社の役割
システム全体の企画、設計、販売をDNPが、ハードウエア機器の全体設計をオムロンが行う。また、ソフトウエア開発をオムロンのグループ会社であるオムロンソフトウエアが、保守メンテナンスを同じくオムロンのグループ会社であるオムロンフィールドエンジニアリングが行いう。
販売価格と売上目標：基本システム一式10,000,000円～
