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ドリームアーツ/北海道JRシステムが業務デジタル化クラウド導入

2022年08月18日/IT・機器

ドリーム・アーツは8月17日、北海道ジェイ・アール・システム開発が、大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB(スマートデービー)」を導入したと発表した。

北海道ジェイ・アール・システム開発は、JR北海道グループ内外の顧客に対して、システムの提案・開発・運用・保全を行っている情報サービス企業。一方で、自社の社内業務では総務人事関連から開発現場まであらゆる業務を紙、Excelを使って運用していたため、申請・承認業務による作成・確認工数の増大だけでなく、紙業務での働き方制限が発生するなどの業務課題を抱えていた。

具体的には、稟議書が業務ごとに32種類が存在し、あるひとつの業務では年間300~500件の稟議が必要になっていた。特に四半期末は申請が集中し、決裁者は確認作業に多くの時間が割かれるため、本来業務の時間が圧迫されていた。また、社内で利用するシステムやデータが個々に分断されており、情報管理・活用・分析ができていない課題も存在した。

そこで、同社は2023年までに社内業務全般のデジタル化による業務改善・効率化、それらを現場部門自らが取り組むことのできる状態を目指すべく、ワークフロー、文書管理の両方をノーコード・ローコード開発できるシステムの検討を開始。

当初は、紙の申請業務の電子化をメインにワークフローシステムの選定を行っていたが、「SmartDB」の試験利用を経て、単に紙やハンコを置き換えるだけの電子化ではなく、文書管理を含めた社内業務全般とそのプロセス全体をカバーしたデジタル化のアプローチに惹かれ、当初の方針を変更。改善すべき社内のさまざまな業務があるなか、他社システムに比べて実現できるカバー範囲がもっとも多かったことから、「SmartDB」の採用を決定。現場開発による業務デジタル化・効率化を目的に、8月から「SmartDB」の利用を開始している。

まずは、業務支援グループ企画ユニット部門が中心となり、稟議書のデジタル化を進行中。今後は、各社取引先との課題管理での活用や、社内業務システムとの連携など、「SmartDB」をさまざまな業務デジタル化に活用していく予定だ。

<「SmartDB」による稟議のビフォーアフター(イメージ)>
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「SmartDB」の導入について、北海道ジェイ・アール・システム開発 企画・業務支援グループの野田 雅人常務取締役は、「社内業務全般のデジタル化による業務改善・効率化をかかげている私たちにとって、ワークフローだけでなく文書管理としても利用できるSmartDBはまさに求めていたツールでした。これからSmartDBを使って、社内業務全般のデジタル化だけでなく、各部門が自律的に業務デジタル化を進める環境の実現を目指します」とコメントしている。

<北海道ジェイ・アール・システム開発による「SmartDB」導入事例の詳細はこちらから>

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