ウイングアーク1stは11月18日、物流会社のロジクエストが、電子帳簿保存法に対応する請求書のペーパーレス化で、同社の文書活用ソリューション「SPA Cloud」を導入したと発表した。
ロジクエストでは、配送代行サービスで、全国の委託ドライバーから、月7000枚の月報兼請求書を受領。その多くとなる紙の帳票を倉庫に保管しており、全国の支店で管理フローが異なるため、原本の所在がわからないことも発生し、過去の書類を探すのに数日以上かかっていた。
そこで、同社は、業務効率化を目的とした全社のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進プロジェクトの一つで、帳票のペーパーレス化に着手。2022年1月に改正を控える電帳法に対応し、月報兼請求書を始めとする帳票の電子保管を進めるツールとして、ウイングアークの「SPA Cloud」を導入した。
ロジクエストでは、「JIIMA認証を取得しており、費用面で負担の少ないクラウド型のシステム」「請求書の項目をデータ化し、電帳法対応に必要な要件を満たした電子保管ができる」「ユーザーインターフェースの使いやすさ」といった点を評価した。
＜月報兼請求書の管理フロー（イメージ）＞
ソリューションの導入で、月報兼請求書の管理では、各支店で受領した月報兼請求書の電子データを社内の共有フォルダに集約を行い、担当者がチェックの上、SPA Cloudへ一括アップロードするための監視フォルダに移動。その後、SPA CloudがOCR処理を行いデータ化、タイムスタンプを付与した電子文書を保管するというフローを構築できた。
導入効果としては、月7000枚の月報兼請求書のペーパーレス化と、月報兼請求書の紙保管に使用していた倉庫保管に伴うコストの削減を実現した。また、荷主企業からドライバーの過去の日報確認依頼が来た際の書類検索の効率化、経理部の監査対応で書類を探す業務の効率化にもつながった。
今後は、契約書、納品書、見積書など、電帳法の対象になる帳票の電子化を進めることに加え、e-文書法に該当する、人事データの書類の保管にもソリューションの活用を検討する。
